Virtuelle Events: Herausforderungen und Chancen

The Show must go on(nline): Veranstaltungen werden digital. Was muss man beachten? Welche Chancen gibt es? Wir haben Experte Christoph Sedlmeir dazu befragt,

Früher reichte es, Live Events zu streamen, heute bietet der virtuelle Raum die Möglichkeit, Events und Konferenzen mit mehreren Sessions und unterschiedlichen Teilnehmergruppen durchzuführen. Anfang Mai folgten knapp 3.000 Teilnehmer unserem gemeinsamen Online-Training zum Thema „Herausforderungen bei virtuellen Events“. Mit 333 Fragen und über 2.600 Votes über Slido war das Teilnehmer-Engagement phänomenal! Was sind die Herausforderungen und Chancen bei virtuellen Events? Dazu im Interview Experte Christoph Sedlmeir, Mitbegründer der doo Gmbh. 

Herr Sedlmeir, warum erstürmten nach Ihrer Meinung soviele Akteure der Eventbranche unser gemeinsames Online-Training? 

Wir waren selber extrem positiv überrascht über das große Interesse aus der Branche. Ich denke, wir waren mit dem richtigen Thema zur richtigen Zeit präsent, weil wir es auf dem Höhepunkt der allgemeinen Unsicherheit durchgeführt haben. Schlussendlich war das Timing gut und wir haben Alternativen aufgezeigt. 

Denn seit der Absage der ITB befand sich die gesamte Branche im Ausnahmezustand. Von einem Moment auf den anderen konnten Veranstaltungen nicht mehr durchgeführt werden, die seit Monaten geplant waren. Alle Akteure wurden kalt erwischt und fragten sich, was kommt jetzt? Wir haben uns nicht der Schockstarre hingegeben, sondern über Alternativen nachgedacht und gezeigt: es gibt ein Licht am Ende des Tunnels. Denn wir sehen uns in Kooperation mit dem Studieninstitut als Innovations-Träger und wollen immer einen Schritt weiterdenken. 

Welche Fragen brannten den meisten auf den Nägeln? 

Viele Akteure hatten schon reale Events geplant und dachten über Adaptionen im virtuellen Bereich nach. Abhängig vom Akteur und dem Event an sich: Organisiere ich ein medizinisches Informationsforum oder plane ich ein Megaevent für ein neues Auto? Die meisten Teilnehmer dachten über das „Wie geht es weiter?“ nach, sie fragten nach der Durchführungsmöglichkeit von virtuellen Events. Viele Fragen wurden je nach Bedarf individuell beantwortet, denn schließlich handelt es sich um eine sehr fragmentierte Branche.  

Falls man das überhaupt kurz und knapp beantworten kann: Was sind die Herausforderungen bei virtuellen Events? 

Die größte Herausforderung ist nach wie vor, dass der Organisationsaufwand bei virtuellen Events unterschätzt wird. Eine gute virtuelle Veranstaltung ist nicht weniger arbeitsaufwändig als eine reale Veranstaltung. Das ist - wie gesagt - von der geplanten Veranstaltung abhängig. Kleinere sind durchaus in Eigenregie, große nur mit Vollprofis durchzuführen, eigentlich genau wie bei den realen Events. Und natürlich gleich damit einen Erfolg zu landen, denn der erste Eindruck zählt, in der Regel gibt es keine zweite Chance. Zu bedenken sind natürlich auch die Grundvoraussetzungen wie Technik und Datenleitung…. 

Sollte man virtuelle Events denn generell den Profis überlassen oder sind im kleineren Rahmen hier Eigeninitiative und Eigenorganisation möglich?  

Wie gesagt, das kommt auf die Veranstaltung an, nehmen wir zum Beispiel eine Roadshow: Im virtuellen Umfeld haben Sie den Vorteil, dass Sie den ersten Termin gleich so professionell planen und anschließend dieses Konzept auf die folgenden gleichartigen Veranstaltungen übertragen können. Also mein Tipp: für das erste Mal auf einen Profi vertrauen! 

Wie ist das Wissen über virtuelle Events in der Branche aufgestellt zwischen großen und kleinen Dienstleistern? 

Es gibt eine gewisse Chancengleichheit. Bis zum Jahresanfang fristete das Thema ein Nischendasein, weder die Großen noch die Kleinen haben sich viel damit beschäftigt. Dementsprechend haben jetzt die Kleinen eine Chance hier aufzuholen, denn die Großen konnten hier keinen Wissensvorsprung oder Budget-Vorteil ausspielen. 

Werden virtuelle Events jetzt als Lückenfüller gesehen? Und nach der Krise machen wir einfach so weiter wie vorher? 

Nein, auch in Post-Corona-Zeiten werden wir virtuelle Events wie auch hybride Formen genauso sehen wie Live-Events, wie wir sie vor Corona erlebt haben. Wir alle haben durch Corona mittlerweile unsere Berührungsängste abgelegt, virtuell zu kommunizieren bzw. eine virtuelle Veranstaltung durchzuführen. Dementsprechend ist meine Wahrnehmung - wie wir auch in unserer Kundenbasis sehen - dass erstens neue Eventformate entstehen werden und zweitens die digitalen Medien in bisherige Formate eingebaut werden. Und das ist die große Chance.  

Stichwort hybride Eventformen, d. h. ein Team bestehend aus Moderator und Teilnehmern ist vor Ort in der Eventlocation, weitere schalten sich online dazu. Was sind die Vorteile? 

Der größte Vorteil ist, dass man damit eine wesentlich größere Kundengruppe erreichen kann - unabhängig von der Location oder dem Veranstaltungsort. Mit dem Livestream im Internet kann ich eigentlich weltweit Menschen erreichen. Weiter habe ich die Chance, ein Event über mehrere Wochen erlebbar zu machen. Zum Beispiel durch Referenten, die eine Woche vor der Veranstaltung schon Informationen und Inhalte im Internet teilen, sogenannte Lunch Sessions bieten, die noch mehr Lust machen auf das Event selbst. Durch die Aufzeichnung können Interessierte aber auch im Nachhinein daran teilnehmen, sei es durch selektive Videos oder die gesamte Aufzeichnung. Hybride Veranstaltungen sind also eine Bereicherung und Erweiterung des Portfolios. 

Wie ändert sich denn die Herangehensweise für die Konzeption hybrider Events?  

In punkto Gestaltung sind ganztägige Events mit verschiedenen Programmpunkten natürlich virtuell nicht möglich. Dafür reicht die virtuelle Konzentration von Interessenten, die das per Endgerät verfolgen, nicht aus. Also muss entweder die Konzeption kompakter oder zeitlich verteilter gedacht werden. Dann die Interaktionsmöglichkeiten! Zum Beispiel Networking ist wesentlich schwerer virtuell umzusetzen, ebenso gibt es kein Live-Feedback vom Publikum. Schließlich gibt es auch neue Formen wie z. B. Live Engagement, also die Möglichkeit, direkt Fragen zu stellen. Gleichzeitig ist das auch eine neue Herausforderung z. B. für Referenten, die flexibel reagieren müssen. 

Braucht man für virtuelle Events spezialisierte Fachleute oder müssen sich Eventmanager entsprechend weiterbilden bzw. muss das Berufsbild erweitert werden? 

Ja, das Berufsbild des Eventmanagers erweitert sich auch digital. Und damit auch der Ausbildungsanspruch. Bisher ist der Eventmanager Projektmanager, Trouble-Shooter und Ideengeber, der sich jetzt auch mit den verschiedenen Technologien auseinandersetzen muss, seien es Streaming-Services, Browser-Kompatibilität, gelungene Optik auf Endgeräten usw. Ebenso erweitert sich das Dienstleisterspektrum. Und natürlich muss sich die ganze Sache auch lohnen. Es gilt, also zum einen die eigentliche Veranstaltung zu vermarkten, zum andern die virtuellen Ergänzungen zu verkaufen. Hier stellt sich die Frage, wieviel sind mir die Leute, die ich zusätzlich erreiche, wirklich wert? Das ist natürlich auch vom jeweiligen Event abhängig. Hier muss umgedacht werden! 

>> Wer mehr digitales Wissen braucht, sollte unser Bildungsprogramm durchforsten unter www.studieninstitut.de/digital-marketing. Besonders passend ist unser neues Seminar "Digitale Events", schauen Sie mal rein! 

Wer mehr über die doo Gmbh erfahren will: https://www.studieninstitut.de/news/8275/ersetzt-ki-die-eventmanager-von-morgen